Cuando alguien pide presupuesto para automatizar algo, casi siempre le enseñan una factura: lo que cuesta montarlo. Un número, una fecha de entrega y a correr.
Hay tres. Y la que más duele no es la primera.
Lo escribo porque esta semana me han pasado dos presupuestos para que diera mi opinión, y en los dos faltaban las otras dos facturas. No porque nadie mintiera: porque no se cuentan. El cliente las paga igual, solo que se entera después.
El problema: el precio que te dicen no es el precio que pagas
La factura visible es la de construir. Es la fácil de poner en un PDF: tantas horas, tantas integraciones, tanto.
Las otras dos son estas.
Tu tiempo explicando cómo trabajas de verdad. Esta no se la puedes ahorrar a nadie, y es la que la gente no ve venir. Tu negocio tiene un caso raro. Siempre. El proveedor que manda los albaranes en un PDF distinto, el cliente al que se le factura al mes siguiente porque se acordó así hace seis años, el pedido que entra por WhatsApp a las once de la noche. Si nadie entiende ese caso raro, lo que sale no te sirve — hace el 80 % y el 20 % restante lo sigues haciendo tú, con el agravante de que ahora hay que comprobar también lo que hizo la máquina.
El mantenimiento. Una automatización no es una estantería: está enganchada a cosas que cambian sin avisarte. El día que tu proveedor cambie el formato de sus albaranes, cambia ella. El día que el banco cambie el extracto, cambia ella. No es mucho dinero al mes, pero no es cero, y un proyecto presupuestado como si fuera cero se abandona a los ocho meses.
Dónde se va el tiempo de verdad
Este es el reparto aproximado de los proyectos que he montado, míos y de clientes:
La mitad del trabajo es entender. No programar: entender. Sentarse con quien hace hoy la tarea y preguntarle «¿y si llega uno sin número de pedido?» hasta que se acaben los «y si».
Los primeros días de rodaje se comprueba todo a mano en paralelo, aunque parezca tirar el tiempo. Es exactamente al revés: es lo que hace que el mes dos puedas dejar de mirar. Cuando el sistema que contesta las reseñas de mi tienda empezó a funcionar, estuve tres semanas leyendo todas las respuestas antes de que salieran. Ahora llevo miles publicadas sin leer ninguna. Esas tres semanas son parte del precio.
Y las excepciones de verdad solo aparecen cuando ya está funcionando. No hay forma de adivinarlas en una reunión. Por eso un proyecto que se entrega y se cierra el mismo día es un proyecto que te van a devolver.
Qué hago yo con esto
Dos cosas, y las digo antes de empezar.
La primera: el número que doy incluye las tres facturas. Las horas de construir, las de sentarme contigo a entender el caso raro, y una cuota de mantenimiento pequeña y explícita. Prefiero que el número asuste el primer día a que asuste en el mes cinco.
La segunda: empiezo por lo más tonto. La tarea que se repite muchas veces, que siempre se hace igual y que no requiere decidir nada. Esa sale rápido, se nota rápido y paga las siguientes. Lo espectacular, después.
Tres casos en los que digo que no
Esto me ha costado dinero y lo sigo haciendo.
1. La tarea que haces una vez al mes en diez minutos. Dos horas al año. Montar eso cuesta más de lo que ahorra, y encima ahora hay una pieza más que se puede romper. Déjala.
2. La que cambia cada vez y hay que decidir algo distinto. Si el criterio no está escrito en ningún sitio porque vive en tu cabeza y depende del cliente que sea, no es una automatización: es una delegación, y eso se hace en una persona, no en un script.
3. La que todavía no tienes clara. Esta es la importante. Si el proceso a mano es un caos, automatizarlo te da un caos más rápido y con menos testigos. Primero se ordena a mano, luego se automatiza. Nunca al revés. El mes que pasas ordenándolo a mano suele ahorrar la mitad del proyecto, porque a mitad de camino descubres que tres de los pasos no hacían falta.
Lo que sí sale a cuenta
Para que no parezca que estoy quitando trabajo: lo que sí sale a cuenta, y por goleada, es la tarea diaria y aburrida que alguien hace copiando de una pantalla a otra. Ahí los números son tan claros que no hay discusión — un dato que se teclea tres veces al día, 250 días al año, son 750 oportunidades de equivocarse que desaparecen, y nadie echa de menos teclearlo.
Ese es el sitio por donde empiezo siempre.
Si te han pasado un presupuesto de una automatización, mándamelo y te digo qué haría yo con ese dinero, aunque no sea conmigo. Sin compromiso y sin venderte nada: en la mitad de los casos mi respuesta es «esto por ahora no, ordena antes esto otro».