Este tampoco es el caso de un cliente: es el nuestro. En Aromas de Té tenemos clientes profesionales que llevan años comprándonos, y ninguno pide de la misma manera. Lo que sigue es cómo dejamos de teclear sus pedidos a mano.
El problema: cada cliente pide como quiere (y hace bien)
Un cliente habitual no rellena formularios. Coge el móvil y manda lo que tiene a mano:
- Un audio de WhatsApp de tres minutos con la lista dictada mientras conduce, con nombres de andar por casa: "de la de tila ponme cuatro, y del arcoíris lo de siempre".
- Una foto de una lista escrita a mano en el mostrador.
- Un email donde el pedido va a mitad de una conversación sobre otra cosa.
Y ahí no acaba. Cada uno de esos clientes tiene, además, su propia configuración en el ERP: su tarifa, su descuento fijo, su almacén de salida, su forma de pago, su formato de producto y, en algunos casos, referencias fabricadas solo para él. Seis clientes habituales son seis maneras de pedir y seis configuraciones distintas que alguien tiene que recordar sin equivocarse.
Ese alguien era yo. Escuchar el audio, apuntar, buscar el producto, acordarme de que a este cliente le va la tarifa 141 con un 25 % adicional y sale del almacén 5, y copiarlo línea a línea en Odoo. Un pedido de veinte líneas se va a media hora larga. Y si te equivocas en un SKU, no has perdido cinco minutos: has generado una incidencia logística que cuesta mucho más que el rato que ahorraste.
Pedirle al cliente que cambie no era una opción. El cliente pide como le resulta cómodo, y su comodidad es parte de por qué sigue comprándonos. El que tenía que adaptarse era el sistema.
La solución: que el pedido se monte solo
Montamos un flujo que hace exactamente lo que hacía yo, en este orden:
- Transcribe el audio entero antes de interpretar nada. Nada de escuchar a medias y adivinar. El audio pasa a texto completo y solo entonces empieza el trabajo.
- Identifica al cliente, aunque el nombre venga incompleto o abreviado, contrastándolo con su historial de pedidos.
- Traduce sus palabras a tus referencias. "Lo de siempre", "los de 100 gramos" o el nombre coloquial de un producto se resuelven mirando lo que ese cliente compró antes — incluidas las referencias que existen solo para él.
- Aplica su configuración sin que nadie la recuerde: tarifa, descuento, almacén, forma de pago, formato. Es el dato del ERP el que manda, no mi memoria.
- Deja el pedido preparado en Odoo y me lo pone delante. Yo lo miro y confirmo.
- Y cuando algo no cuadra, pregunta. Una cantidad fuera de lo normal, un producto que ese cliente no ha comprado nunca o un nombre que no resuelve el historial no se inventan: se consultan antes de confirmar.
Los números
Este caso no va de un porcentaje espectacular. Va de tres cifras muy concretas:
La tercera es la que de verdad importa. La automatización no solo me quita el rato de teclear: quita los fallos que venían de acordarme o no de la excepción de cada cliente. El descuento que se olvidaba, el almacén equivocado, el formato de 20 pirámides en lugar del de 100 gramos. Eso es lo que costaba dinero de verdad.
Qué puedes copiar de este caso
Si tus clientes te piden por WhatsApp, por teléfono o por email y alguien de tu equipo lo pasa a mano a un ERP, esto es replicable casi tal cual:
- No cambies al cliente, cambia el sistema. El canal por el que te piden es el que a ellos les funciona. Lo que hay que automatizar es lo que pasa después.
- El historial es el diccionario. La mayor parte de la ambigüedad de un pedido ("lo de siempre") se resuelve sola en cuanto el sistema puede mirar lo que ese cliente compró antes.
- La excepción de cada cliente va en el sistema, no en la cabeza de nadie. Tarifas, descuentos, almacenes: si están en el dato, se aplican siempre; si están en la memoria de una persona, fallan el día que esa persona libra.
- Automatiza el montaje, no la decisión. El pedido se monta solo; confirmarlo sigue siendo humano. Ese reparto es el que hace que puedas fiarte.
Lo montamos para nuestra propia tienda y funciona a diario. Si quieres verlo aplicado a tus pedidos y a tu ERP, escríbeme por WhatsApp y lo miramos — la primera conversación es gratis.